Trabajar con emails

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Veamos alguna de las pautas para trabajar con emails. El formato, los campos a rellenar y la seguridad al recibir o enviar emails.

En muchas ocasiones es el trabajador quien complica la comunicación. Actualmente son muchas las empresas que trabajan masivamente con emails. Y lo hacen mal. Aquí van algunos consejos que os ayudaran en el trabajo diario con la correspondencia:

Asunto del email

El asunto del email es importántisimo. Cuántas veces hemos recibido decenas de emails de la misma persona con asuntos parecidos a RV: RV: Te lo adjunto RV:. Así no hay quien encuentre nada, quien sepa de que va el email. No cuesta nada, poner un asunto estilo:

Toni – Adjunto factura 234657 referente al hosting

Esto nos permitirá saber de que va el email y encontrarlo de forma rápida

El problema es el móvil. Normalmente, los usuarios de móviles no se entretienen en esto. Reenvían o escriben asuntos muy cortos… Merece la pena gastar 30 segundos de nuestro tiempo.

Destinatario

Los usuarios que ponen cientos de mails juntos en el campo ‘Para’ no se imagina el mal que hacen. Luego se recibe mucho spam y no se sabe porqué. En el campo ‘Para’ ponemos un solo destinatario (puede ser uno nuestro par comprobar que nos llega correctamente). Posteriormente, en el campo CCO ponemos el resto de emails. De esta manera nadie sabrá a quien hemos enviado el email y se lo dificultaremos a los spammers.

Adjuntos

Aquí entra un poco de cultura informática. Hay mucho usuario que te adjunta una foto de 10MB. Y tan pancho que se queda. Hombre, haz mas pequeña la foto, o utiliza servicios como Dropbox, Drive o almacenamiento temporal. Todavía hay mucha gente que no sabe cuánto ocupa un fichero y que peso puede enviar. recordad que la otra persona debe recibirlo y le ocupáis espacio.

Los ficheros excel, word… comprímelos en un zip. Así evitaremos que según que servicios de email los detecte como peligrosos.

Mencionad en el cuerpo del mail que adjuntáis un fichero, que formato y que es. Y en el caso que recibáis ficheros si que su usuario mencione nada, sospechad.

Virus y mas

Tened un buen antivirus. Estar infectado puede causar el envío de multitud de emails desde vuestro cliente de email sin que los sepáis (podéis infectar a todos los que tengáis en la libreta de direcciones.

Copias

Como la mayoría de información de nuestro PC, haced copias de seguridad de los emails y libreta de dirección. Hay una opción en el cliente de email que permite tener una copia en el servidor de vuestro proveedor de email.

Espero que estos pequeños consejos os ayuden a trabajar con emails.